Organiser des séminaires de façon régulière fait partie de la vie d’une entreprise. En effet, les bénéfices sont variés et la démarche est souvent appréciée. Mais voilà : l’organisation peut vous rendre un peu frileux. Mais ne paniquez pas. En effet, si organiser un séminaire demande de la méthode, cela n’est pas si compliqué. Pourvu que l’on sache où on va. Explications en 10 étapes clefs.
1. Définir les objectifs attendus
Répondre à la question : « pourquoi un séminaire ? » semble une évidence. Et pourtant, ce n’est pas une question anodine, loin de là ! Définissez clairement le but de votre séminaire. Les objectifs sont fréquemment directement définis en lien avec les cibles : partenaires, clients ou collaborateurs ? Vous devez avoir une idée précise des bénéfices attendus, pour l’entreprise et aussi pour les protagonistes.
2. Déterminer le type de séminaire
On retient généralement trois types de séminaires :
- Les séminaires incentive, ou de motivation. Très appréciés, ils concernent généralement collaborateurs et employés. De durée variable, ils sont l’occasion de mettre en places des activités de cohésion et de team building. Cela peut prendre la forme de soirées à thème, de séjours, mais aussi d’activités sportives, de stages de cuisine… les possibilités sont infinies !
- Les séminaires d’intégration. Ils exploitent les mêmes possibilités en terme d’activités, mais ils sont plutôt destinés à accueillir de nouvelles recrues.
- Les séminaires de formation. Il s’agit là de sessions de travail, proposées dans un environnement agréable et décontracté. Les objectifs sont généralement ciblés sur une thématique particulière, comme sur des modules de formation dédiés à certains types de personnels.
3. Définir le budget
Une fois que vous avez défini votre besoin dans le détail, vous aurez tous les éléments pour peaufiner votre budget. C’est un point fondamental qui demande de la précision, et qui peut varier selon vos choix. Cela permet aussi d’évaluer les potentielles contraintes budgétaires. Il n’y a pas de budget idéal pour un séminaire : en effet, celui-ci ne sera pas le même pour une activité ponctuelle dans un espace de coworking que pour un week-end dans un spa avec hôtel 4 étoiles.
4. Choisir le nombre de participants
C’est une étape importante qui demande de l’organisation. En effet, il s’agit de connaître à l’avance le nombre de participants au séminaire. Vous pouvez imposer un effectif en fonction de l’activité choisie, ou à l’inverse choisir cette dernière en fonction de vos effectifs connus. Parfois cela demande un va-et-vient afin de confirmer cet effectif, mais vous ne ferez pas sans cette étape.
5. Sélectionner une date
Vous aurez deux contraintes à gérer pour arrêter ce choix.
- La disponibilité des éventuels prestataires accueillants ou animants votre séminaire.
- Les contraintes familiales et professionnelles des participants.
Il faut donc vous y prendre suffisamment à l’avance, afin de réserver les dates de votre choix. Il faut également éviter certaines périodes impactant trop la vie privée des personnels, par exemple les vacances scolaires et les périodes de fêtes.
6. Choisir un lieu de séminaire
Selon votre besoin, vous ferez des choix bien différents. Il est possible de réserver une salle dans un restaurant disposant d’espaces adaptés. Peut-être aurez-vous besoin, pour un séminaire plus long, d’un village vacances ou d’un hôtel avec piscine. Enfin, certaines grandes villes disposent de complexes culturels ou de coworking permettant de jouir d’espaces modulables intéressants.
7. Penser aux prestataires et/ou intervenants
Pour votre séminaire, vous aurez besoin de définir un ensemble de prestations et diverses interventions. Les intervenants peuvent être des figures connues ou des professionnels en lien avec les thématiques abordées lors du séminaire, ou des prestataires assurant une activité ludique. Il est important de vous assurer de leur disponibilité, et de prévoir des plans B au cas où.
8. Organiser un planning des tâches à réaliser
Que le séminaire soit court (sur une soirée) ou qu’il s’étale sur plusieurs jours, il est préférable de tenir un planning précis. Des temps libres peuvent bien sûr avoir leur place, afin de conserver un peu de souplesse, mais vous gagnerez beaucoup à structurer le temps imparti.
9. Communiquer sur l’événement auprès des participants
Les raisons de communiquer en amont sur l’événement sont nombreuses. D’un point de vue pratique, tout se passera mieux si tous les participants connaissent les détails de leur déplacement. Cela peut aussi créer un engouement, propre à entretenir la cohésion au sein du groupe.
Pensez enfin à préparer une communication post-événementielle, à l’aide de quelques outils simples :
- Un questionnaire de satisfaction.
- Un album photo et un compte rendu.
- Un mot de remerciement ainsi qu’un bilan du séminaire.
10. Mesurer les retombées après l’événement
Au-delà du bilan succinct que vous présenterez aux participants, il faudra bien tirer un ensemble de conclusions de votre séminaire. En clair, déterminer si le jeu en a valu la chandelle et si les résultats sont là. Au besoin, cela pourrait orienter les choix futurs concernant d’autres séminaires. Certains impacts pourront enfin être mesurés sur le long terme, notamment en ce qui concerne la cohésion et le bien-être du personnel qui ne manquera pas de faire des retours.