Pour une organisation, les séminaires d’entreprise sont d’une importance capitale. L’objectif est de renforcer la cohésion de groupe et donc il n’y a pas d’autres choix que de viser une réussite totale. Pour y parvenir, mettez toutes les chances de votre côté et ne tombez pas dans certains pièges risquant de gâcher l’événement.
Ne pas définir de thématiques pour votre séminaire
Dès le départ, il est essentiel de détenir une thématique originale afin de vous démarquer des autres événements. De cette manière, les participants s’engageront davantage, à condition qu’elle soit en adéquation avec leurs attentes. Il est essentiel d’attiser la curiosité de vos collaborateurs et si jamais vous avez le moindre doute, il est préférable de les consulter au préalable plutôt que de connaître une déconvenue. N’hésitez pas à utiliser une boîte à idées ou prônez l’organisation d’un vote. C’est une manière simple d’impliquer les futurs invités et d’être certain de répondre à leurs ambitions.
Sous-estimer le budget
Pour le bon déroulement du séminaire, l’anticipation demeure primordiale, aussi bien sur le plan de la logistique que pour couvrir l’aspect financier. Dans le cas contraire, vous observerez des conséquences désastreuses. Dès le départ, prenez donc le temps nécessaire pour réaliser une estimation précise de votre budget.
En plus des activités prévues, vous devez penser à inclure le budget global pour les installations, sans oublier le transport des collaborateurs et la nourriture. Il est fréquent de dépasser le budget initial, alors n’oubliez pas de prévoir une rallonge financière. En étant précis sur l’aspect budgétaire, vous déterminez avec plus de précision le lieu du séminaire et vous mettez toutes les chances de votre côté pour ne pas connaître de déconvenues.
Choisir un lieu difficilement accessible
Si vous ne faites pas un choix avisé du lieu et des équipements, le séminaire d’entreprise risque de ne pas porter ses fruits. Pire encore, la situation peut devenir stressante pour les participants. De préférence, sélectionnez un endroit calme, propice à la détente, loin du stress quotidien. Les participants vont alors se concentrer sur le cœur du séminaire, sans se soucier des à-côtés. Optez également pour un lieu qui soit facilement accessible en voiture ou en transports en commun, sinon prévoyez un mode de transport commun pour vos salariés.
Pour répondre aux attentes des invités, assurez-vous que toutes les commodités soient présentes. Par exemple, une salle suffisamment spacieuse pour organiser facilement une réunion. Mais également un service de restauration de qualité pour combler les plus fins gourmets. Enfin, ne négligez pas les espaces spécifiques à la réalisation des activités physiques et sociales.
Choisir des dates inappropriées
Une fois de plus, vous avez l’embarras du choix concernant les dates. Mais devant la diversité des possibilités, ne vous précipitez pas sur une date au hasard. Au fur et à mesure que l’événement approche, vous risquez de vous rendre compte que la date n’est pas forcément compatible avec les obligations d’entreprise. Une date qui ne convient pas à vos collaborateurs pourrait véhiculer une mauvaise image et exposer le manque d’organisation. L’image de la structure en subira directement les conséquences.
Dans tous les cas, évitez d’organiser un séminaire durant les ponts, les vacances scolaires et les jours fériés. N’ayez pas peur de prendre en considération l’avis de vos collaborateurs.
Préparer le séminaire au dernier moment
Les préparatifs d’un séminaire d’entreprise sont indispensables pour atteindre vos objectifs. Donc, ne vous y prenez pas à la dernière minute, car vous risqueriez de rencontrer de nombreuses complications. Anticipez les besoins de l’événement en trouvant un lieu atypique et une salle appropriée afin de réunir la totalité des participants.
Organisez le séjour des collaborateurs en procédant à la réservation de l’hôtel et si nécessaire d’une voiture ou d’un car. N’oubliez pas de chercher un traiteur et ensuite de formaliser les invitations. Pour une planification en bonne et due forme, comptez au moins trois mois d’organisation.
Prévoir de nombreuses activités
La réussite d’un séminaire passe par une organisation minutieuse des activités. C’est une façon d’améliorer l’expérience de vos invités, tout en animant l’événement. Vous pouvez intégrer dans votre journée des jeux collectifs, des loisirs et autres activités ludiques.
Cependant, les pauses sont également essentielles, car il faut garder à l’esprit que les différentes activités sont épuisantes. Malgré votre envie de bien faire, tempérez-vous et anticipez le besoin de détente et de bien-être des invités. Vous pouvez par exemple organiser des quartiers libres ou des temps de repos avec possibilité de faire une séance de yoga ou de méditation.
Ne pas tenir compte des attentes des participants
Durant les activités, vous formerez probablement des équipes hétérogènes, c’est-à-dire se composant de jeunes et de seniors. Pour créer une véritable cohésion de groupe, offrez la possibilité aux participants de donner leurs avis sur les activités à réaliser sur place. Par exemple, certains participants ne pourront pas participer aux activités physiques tandis que les plus jeunes préféreront une activité dynamique. Il faut s’adapter à tout le monde !
Sinon, prenez connaissance des intérêts des participants lorsque vous êtes en train de prévoir l’organisation du séminaire. C’est une manière de prendre en considération les besoins de chacun en leur offrant des sujets pertinents et des activités cohérentes. Avec un format adapté et en totale adéquation avec les attentes, l’événement restera gravé dans toutes les mémoires.